Compliance-Ombudsmann
Hinweisgeberschutzsystem

Ihr Compliance-Hinweisgebersystem

Integrität schafft Werte

Der externe Compliance-Ombudsmann ist eine effiziente Maßnahme zur Prävention und Aufdeckung von Compliance-Verstößen. Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern, vertraulich und offen Unregelmäßigkeiten im Unternehmen zu kommunizieren.

Sie verbessern damit die Compliance Ihres Unternehmens und die Qualität der Geschäftsprozesse.

Der Aufbau einer Compliance-Hotline ist ein bewährtes Instrument, um auch auf vertraulicher Basis Informationen über Compliance-Verstöße oder Compliance-Risiken im eigenen Unternehmen zu erhalten. Ein Compliance-Ombudsmann ist daher eine präventive Maßnahme, die die Compliance Ihres Unternehmens verbessert.

Nicht selten erfährt jedoch der Compliance-Beauftragte, die Geschäftsleitung oder eine Führungskraft nichts oder nur zu spät von Verstößen gegen rechtliche Vorschriften oder interne Richtlinien. Die Gründe hierfür können vielfältiger Natur sein.

Vor allem spielt immer wieder die Angst vor Sanktionen eine Rolle. Auch sorgt die Unwissenheit darüber, an wen man sich vertrauensvoll mit Informationen über einen möglichen Compliance-Verstoß wenden könnte, dass Mitarbeiter, Kunden oder Lieferanten darauf verzichten, einen Hinweis zu einem Compliance-Verstoß zu geben.

Die Bedeutung eines solchen Hinweisgebersystems wird dadurch unterstrichen, dass Beschäftigte, die einen Hinweis über ein Compliance-Risiko oder einen Regelverstoß melden wollen, durch Ihren Arbeitgeber besonders zu schützen sind. Seit Juli 2023 gilt das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) für Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeiter von ihrem Arbeitgeber besonders zu schützen sind. Für kleine und mittelständische Unternehmen mit 50-249 Beschäftigten greift diese Pflicht ab dem 17. Dezember 2023.

Dieser Schutz ist sowohl Mitarbeitern von Unternehmen als auch von Behörden zu gewähren. In Deutschland ist das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) in Arbeit, das auch Hinweisgeber schützt, die Verstöße gegen deutsches Recht melden.

Das Hinweisgeberschutzgesetz verlangt von Arbeitgebern, dass sie einen Whistleblower vor Repressionen, wie z.B. Entlassung, Belästigung oder anderen Formen von Vergeltungsmaßnahmen, schützen. Des Weiteren muss der Arbeitgeber gewährleisten, dass Hinweisgeber ihre Informationen auf sicheren Kanäle weitergeben können.

Geschützt werden durch diese Richtlinie Whistleblower, die Verstöße gegen viele deutsche Rechtsvorschriften, wie z.B. das Strafrecht, und das Recht der Europäischen Union melden. Die betrifft vor allem das Wettbewerbsrecht und den Datenschutz, aber auch Geldwäsche, die Lebensmittel- und Produktsicherheit als auch die Bereiche öffentliche Gesundheit, Umweltschutz und nukleare Sicherheit sowie den Schutz der finanziellen Interessen der Union.

Durch die Mandatierung eines externen anwaltlichen Compliance-Ombudsmanns lösen Sie das Problem, dass die Identität des Hinweisgebers im Unternehmen zu schützen ist, auf eine sehr effektive und effiziente Weise:

Hinweisgeber können darauf vertrauen, dass ihre Informationen auf Wunsch auch anonym an das Unternehmen weitergeleitet werden.

Durch die Benennung eines anwaltlichen Compliance-Ombudsmannes haben Sie einen dedizierten Informationskanal eingerichtet, der als Ansprechpartner für Hinweisgeber innerhalb und außerhalb des Unternehmens fungiert.

Das Outsourcing der Meldestelle an einen externen anwaltlichne Ombudsmann gilt als interne Meldestelle im Sinne des Hinweisgeberschutzgesetzes.

Darüber hinaus stellen Sie sicher, dass sich ein kompetenter Gesprächspartner mit den eingehenden Hinweisen befasst. Im Rahmen unseres Compliance-Ombudsmannprozesses bzw. unseres Compliance-Hinweisgebersystems

• unterziehen wir eingehende Hinweise einem Vorscreening,
• analysieren den uns mitgeteilten Sachverhalt juristisch, sodass wir Ihnen den Sachverhalt zusammen mit einer fundierten rechtlichen Bewertung mitteilen,
• informieren wir Sie nur über Wesentliches,
• geben wir Ihnen Gestaltungshinweise zur Abhilfe des Compliance-Verstoßes,
• übernehmen für Sie interne Untersuchungen,
• ohne dass Sie zusätzliche Kapazitäten im Unternehmen aufbauen müssen.

Ein Compliance-Hinweisgebersystem bringt Ihrem Unternehmen somit eine Reihe von Vorteilen:

• Sie erhalten Hinweise über mögliche oder tatsächliche Compliance-Verstöße, die Sie auf anderem Wege nicht oder nur selten erhalten würden.
• Diese Hinweise erlauben Ihnen, die Compliance Ihres Unternehmens zu verbessern.
• Sie können dadurch Ihr Compliance-Managementsystem optimieren.
• Sie beugen damit möglichen Compliance-Verstößen vor.
• Sie vermeiden Geldbußen die das Hinweisgeberschutzgesetz vorsieht für Unternehmen, die nicht dessen Vorgaben.
• Über das Compliance-Managementsystem hinaus können Ihnen Hinweise der Compliance-Hotline Defizite aufzeigen, welche Geschäftsprozesse sicherer und stabiler gestaltet werden können.
• Der externe Compliance-Ombudsmann ist eine kostengünstige Lösung, Experten-Know-How Ihrem Unternehmen zugänglich zu machen, ohne eigenes Personal aufbauen und ausbilden zu müssen.

• Was ein Ombudsmann tut, erfahren Sie hier