Die Compliance-Ombudsmann Hotline
Die Whistleblower-Hotline wird durch ein professionelles Prozessmanagement und spezialisiertes juristisches Know-how zu einem effizienten und effektiven Compliance-Hinweisgebersystem.
Es ermöglicht Ihnen, aufgrund eingehender Hinweise bisher unentdeckte Compliance-Verstöße in Ihrem Unternehmen zu identifizieren oder präventiv bereits im Vorfeld tätig zu werden, ehe Rechtsvorschriften oder interne Richtlinien verletzt werden. Da Compliance-Verstöße sehr erhebliche Sanktionen nach sich ziehen können, wahren Sie dadurch die Integrität Ihres Unternehmens und schützen den Unternehmenswert.
Die Compliance-Ombudsmann Hotline eröffnet Ihrem Unternehmen den Zugang zu einem schlanken und effektiven Prozess, der es ermöglicht, präventiv Compliance-Verstößen zu verhindern.
Der Hinweisgeber, der sogenannte Whistleblower, kann z.B. ein Mitarbeiter, ein Zulieferer oder Kunde Ihres Unternehmens sein. Der Hinweis erreicht uns durch
- einen Anruf bei der für Ihr Unternehmen speziell eingerichteten Telefonnummer (Hotline),
- ein (E-Mail) an die für Ihr Unternehmen geschaffene email-Adresse,
- einen Brief oder ein Fax.
Sofern es der Hinweisgeber wünscht, werden wir dessen Anonymität wahren und seine Identität gegenüber dem Unternehmen nicht preisgeben.
Gleichzeitig legen wir Wert darauf, zu erfahren, wer der Whistleblower ist und für wen er in welcher Funktion tätig ist. Diese Angaben sowie die persönlichen Kontaktdaten des Hinweisgebers benötigen wir für die Kommunikation während der Phase der unternehmensinternen Verfolgung/Aufklärung des Hinweises. Darüber hinaus verhindert dies, dass anonyme Denunziationen verbreitet werden.
Nachdem der Sachverhalt aufgenommen und alle wichtigen Aspekte erfasst worden sind, werden die Informationen validiert. In einem weiteren Schritt wird der Sachverhalt einer juristischen Prüfung unterzogen.
Besteht im Ergebnis ein Verdacht, dass ein Compliance-Verstoß vorliegt bzw. ein Compliance-Risiko besteht, werden die verfügbaren Informationen zusammen mit der juristischen Bewertung dem dafür zuständigen Mitarbeiter, i.d.R. dem Compliance-Beauftragten, des Unternehmens zeitnah übermittelt.
Das Unternehmen verfolgt diesen Hinweis im Rahmen einer internen Untersuchung. Wird es in diesem Zusammenhang erforderlich weitere Details vom Hinweisgeber zu erfragen, so entscheidet der Hinweisgeber, ob er mit dem Unternehmen direkt kommunizieren will oder ob die Informationen über den Ombudsmann fließen sollen. Letzteres ist naturgemäß gegeben, wenn der Whistleblower seine Anonymität wahren möchte.
Nachdem das Unternehmen den Hinweis intern untersucht hat, werden dem Ombudsmann das Ergebnis der Analyse und die daraus gezogenen Konsequenzen mitgeteilt. Diese Ergebnisse werden dann an den Whistleblower weitergeleitet. Dadurch wird erreicht, dass der Hinweisgeber die Sicherheit haben kann, dass sein Hinweis ernst genommen und verfolgt worden ist.