Was ist ein Ombudsmann?

Compliance-Ombudsmann Whistleblower-Hotline der compliance consultancy Prof. Dr. Andreas Kark

Ein externer Ombudsmann ist ein neutraler Mittler zwischen Ihrem Unternehmen und Hinweisgebern, die auf einen potentiellen Verstoß gegen Gesetze oder interne Richtlinien Ihres Unternehmens aufmerksam geworden sind, aber nicht wissen, an wen sie sich wenden sollen.

Ein Hinweisgeber - ob Mitarbeiter, Kunde oder Lieferant - kann sich telefonisch, schriftlich oder im Rahmen eines persönlichen Gesprächs an den Ombudsmann wenden und ihm den Sachverhalt schildern. Dabei ist es für den Hinweisgeber, den sogenannten Whistleblower oftmals entscheidend, dass er sich darauf verlassen kann, dass ihm persönlich keine Nachteile aus der Informationsweitergabe erwachsen.

Bei einem internen Ombudsmann, also einem Mitarbeiter des Unternehmens, mag es aus Sicht des Hinweisgebers an Neutralität mangeln. Der externe Ombudsmann ist hingegen ein in Compliance-Themen versierter Rechtsanwalt, der zunächst der einzige Ansprechpartner ist, und wenn der Whistleblower dies wünscht, auch bleibt.

Der externe Ombudsmann ist zunächst der erste Ansprechpartner des Whistleblowers. Möchte der Hinweisgeber keinen direkten Kontakt zum Unternehmen, so bleibt der Ombudsmann der einzige direkte Kontakt. Dazu sichert der Ombudsmann dem Hinweisgeber zu, dass dessen Anonymität gegenüber dem Unternehmen gewahrt bleibt.

So kann der Hinweisgeber darauf vertrauen, dass er seine Identität dem Unternehmen gegenüber nicht preisgeben muss, seine Informationen aber dennoch durch den Ombudsmann an die richtige Stelle im Unternehmen weitergeleitet werden.

Für das Unternehmen ist es wichtig, dass wir den von uns geschilderten Sachverhalt sorgfältig aufbereiten und einer kompetenten juristischen Vorprüfung unterziehen. Unser hohes Maß an Integrität und Fachkompetenz sorgen zusammen mit einem ausgefeilten Prozessmanagement dafür, dass das Unternehmen und die Hinweisgeber darauf vertrauen können, dass Informationen in sachgerechter Weise aufgenommen, bearbeitet und weitergeleitet bzw. einer Lösung zugeführt werden.